Privacyverklaring leerlingenvervoer

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

• Het beoordelen van de aanvraag vervoersvoorziening. 
• Het organiseren van de vervoersvoorziening, waaronder het regelen van de financiële vergoeding, OV-chipkaart of het organiseren van vervoer tussen verblijfsadres en school.
• Het communiceren met betrokken leerling, de ouder / verzorger / begeleider en de school.
• Het maken van managementrapportages ter verbetering van onze diensten en verbetering en verantwoording van ons beleid.
• Het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek en / of statistiek ter verbetering van onze diensten en verbetering en verantwoording van ons beleid.
• Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek. 

SWT mag alleen persoonsgegevens verwerken om een reden die in de privacywetgeving staat. Zo’n reden heet een grondslag. De grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).  
 
De gemeente heeft op basis van de wet de taak om passende vervoersvoorzieningen te bieden om schoolbezoeken voor iedere leerling mogelijk te maken. Deze taak voert SWT uit in opdracht van de gemeente Arnhem. 

Voor de uitvoering van leerlingenvervoer worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van artikel 6 lid 1 sub e van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat persoonsgegevens mogen worden verwerkt om een publieke taak uit te voeren. Het college van burgemeester en wethouders (B&W) heeft op grond van de volgende wettelijke bepalingen de publieke taak om een vervoerskostenvergoeding ten behoeve van het schoolbezoek te verstrekken:  

• artikel 4 Wet op primair onderwijs (Wpo) 
• artikel 4 Wet op het voortgezet onderwijs (Wvo)  
• artikel 4 Wet op expertisecentra (Wec) 

Op grond van bovengenoemde artikelen heeft de gemeenteraad de Verordening Leerlingenvervoer 2020 en bijbehorende beleidsregels leerlingenvervoer vastgesteld.  

Verwerking BSN 

In de Wec, Wpo en Wvo is niet bepaald dat gemeente voor de uitvoering van haar vervoertaken het BSN mag gebruiken. Dit is echter wel noodzakelijk om na te kunnen gaan of een leerling in de gemeente verblijft waar aanvraag is ingediend en of het juiste kind de tegemoetkoming krijgt toegewezen. Alleen voor die reden is gebruik van het BSN noodzakelijk en mag de gemeente het BSN gebruiken. SWT mag het BSN niet uitwisselen met vervoerder of andere betrokken partijen (naam en geboortedatum volstaan om vast te stellen / aan te geven om wie het gaat). 
 
Deze verwerking is gebaseerd op de volgende artikelen:  

• artikel 87 AVG 
• artikel 46 Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
• artikel 10 en 11 Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb).  

Verwerking bijzondere persoonsgegevens  

In het kader van leerlingenvervoer worden ook gezondheidsgegevens verwerkt. Het verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens zijn in bepaalde gevallen noodzakelijk om vast te stellen of een leerling vanwege de gezondheid in aanmerking komt voor speciaal vervoer. SWT verwerkt bijzondere persoonsgegevens op grond van de volgende artikelen:  

• artikel 9 lid 2 onder b AVG
• artikel 30 lid 1 onder a UAVG (noodzakelijk voor goede uitvoering van wettelijke voorschriften welke voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van de gezondheidstoestand van betrokkenen) 
• artikel 4 Wpo, artikel 4 Wvo en artikel 4 Wec  
• artikel 4 lid 2 en artikel 11 lid 4 Verordening Leerlingenvervoer Gemeente Arnhem 2020 en  
• artikel 4 Beleidsregels Leerlingenvervoer Arnhem 2022.  

In de AVG staat dat een persoonsgegeven ‘alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Dit houdt in dat deze informatie direct of indirect over iemand gaat of naar iemand is terug te leiden.

SWT verwerkt in het kader van leerlingenvervoer de volgende persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders of verzorgers. 

Van leerlingen: 

• Naam- en achternaam
• Adres
• Woonplaats 
• Land
• Postcode  
• Telefoonnummer indien van toepassing  
• E-mailadres 
• BSN
• Gegevens over gezinssamenstelling, indien relevant voor het beoordelen van de aanvraag 
• Gegevens over benodigde begeleiding, indien relevant voor de aanvraag
• Verklaring van de school dat de leerling ingeschreven staat 
• Gegevens over gezondheid indien noodzakelijk voor het beoordelen of en voor welke vervoersvoorziening een leerling in aanmerking komt (zoals het advies van de commissie van begeleiding of een mobiliteitsverklaring van een medisch specialist). 

Ouder / verzorger van de betrokken leerling: 

• Naam- en achternaam
• Adres
• Woonplaats
• Land  
• Postcode 
• Telefoonnummer  
• E-mailadres
• Bankgegevens als ouder / verzorger een kilometervergoeding ontvangt voor eigen vervoer of ov-vervoer  
• Gelrepas van ouders / verzorgers die een vergoeding aanvragen voor een ov-vervoersvoorziening richting bijzonder onderwijs om in het kader van de eigen bijdrage te bepalen of het inkomen lager is dan het drempelinkomen. 

Uw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. 

Wanneer dit noodzakelijk is voor de hiervoor omschreven doeleinden, deelt SWT persoonsgegevens met andere partijen. Zo deelt SWT persoonsgegevens met de vervoerder die het aangepast leerlingenvervoer uitvoert. Ook deelt SWT persoonsgegevens met de vervoerders van de Openbaar Vervoer Voorziening. Daarnaast deelt SWT persoonsgegevens met scholen dit in verband met het doorgeven en opvragen van gegevens van leerlingen die leerlingenvervoer nodig hebben met als uiteindelijk resultaat afstemming over leerlingenvervoer. 

Als eindverantwoordelijke bewaart de gemeente Arnhem persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden en om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten. Volgens de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 moeten wij gegevens 5 jaar bewaren nadat de vervoersvoorziening is beëindigd. Als de vervoersvoorziening wordt geweigerd, bewaren wij de persoonsgegevens ook 5 jaar. Bij een afgebroken aanvraag bewaren wij de persoonsgegevens 1 jaar. 

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Dit houdt in dat SWT geen digitale besluiten over u neemt zonder dat een medewerker van SWT zich heeft gebogen over het besluit. 

Voor meer informatie, bijvoorbeeld over uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens of over hoe u onze Functionaris voor de Gegevensbescherming kunt bereiken, kunt u terecht bij de algemene privacyverklaring van de gemeente Arnhem. 

De gemeente Arnhem heeft het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Dit bijvoorbeeld naar aanleiding van rechtspraak of wijzigingen van rijksoverheidswegen. Wij adviseren u daarom regelmatig deze privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in juni 2024.